PowerPoint sunumlarınızla zirveye oynayın. Profesyonel sunum hazırlama taktikleri ile muhatabınızı şaşırtabilir ve ikna edebilirsiniz. Bu yazıda bu konuyu ele alacağız.

Neden Sunum Yaparız?

Etkili sunum teknikleri ve PowerPoint sunum hazırlama konusu 12 yıllık kurumsal hayatımda ve yaklaşık 2 yıllık girişimcilik hayatımda bana farklı kapılar açmıştır. Bu çerçevede, kulağıma küpe olan sebepleri şöyle paylaşıyorum;

• Paydaşlarımızı ve muhataplarımızı etkilemek isteriz -> Yaptığımız işin öneminin ve etkisinin anlaşılması, kariyerimiz için gereklidir.

• İnsanları, ekibimizi veya yöneticimizi motive etmek için -> Bir hedef doğrultusunda insanları harekete geçirmek için. Liderlik bunu gerektirir.

• İkna etmek isteriz -> Bir kararın alınması için karar vericilerin ikna edilmesi gerekir. Bu bir işe alım, proje veya yatırım kararı olabilir.

Etkili Sunum Teknikleri

Etkili sunum tekniklerinde bir sunumun etkisini konuşabilmek için 2 önemli konu var. İlki; muhatabımız kim? İkincisi, amacımız ne? Sunum yaparken sonuçta bir fikri satmaya çalışıyoruz. Dolayısıyla konuyu bir pazarlama aktivitesi olarak değerlendirebiliriz. Tam bu noktada duymayı beklediğim, fakat kimseden duyamadığım bir konuyu ortaya atmak istiyorum. O zaman PowerPoint sunum hazırlama süreçlerine pazarlama yöntemlerini dahil edelim! Bu arada ben ediyorum. Hatta eğitimlerimde anlatıyorum. Empati haritası veya persona analizi gibi şablon ve yöntemleri kullanarak hedef kitlemizi analiz ederek işe başlayabiliriz. (Her sunum için kanvaslar çizmek çok vakit harcayacaktır, ancak en azından bu şekilde bir yaklaşım geliştirmek çok gerekli.) Bu neden önemli derseniz; bir bankanın şube çalışanına veya yöneticisine bir sunum yapıyorsanız duymak isteyeceği şeyler satış arttırıcı projeler ve fikirler olacaktır. Bunları duymak onları çok mutlu edecektir. Ancak, aynı konuları teknik bir yöneticiye açarsanız, konuyu hedeflere ulaşma ve karlılığı arttırma bakış açıcı ile değil, sistemlerdeki yükün artışı ile doğacak problemler ve ek maliyetler perspektifinden değerlendirecektir. Dolayısıyla sunum ile varmak istediğimiz sonuç, muhatabımızın kim olduğu ile doğrudan ilişkilidir.

Profesyonel Sunumlar

"Profesyonel" kelimesinin zıttı "Amatör". Yani "bir işi para kazanmak amacıyla değil yalnızca oyalanmak, zevk için yapan kimse." anlamına geliyor. Amatörlükte işin gelip geçici olması ve işe odaklanmama dolayısıyla kalitesiz olması durumu söz konusu. Profesyonellikte beklenti bunun tam tersi. Yani işe tam odaklanma ve her detayı ile işin bilenler tarafından gerçekleştirilmesi ve sonuç olarak yüksek katma değerlerin ortaya konulması beklenir. Bir sunumda bunu sağlamak için gerekli olan şey de; tam bu anlattığım vizyon ile hazırlanması veya hazırlanmış gibi görünmesidir. Havalı cümleler kurdum ama kafamız karışmasın, işimiz zor değil. "Gibi Görünmesi" ifadesi bizi kurtaracak. Yapmamız gereken şey, tasarımcı olmasak da basit tasarım yaklaşımlarına aşinalık kazanmak.

Özet olarak, yapmamız gereken şey, slaytlarımızı önce sadeleştirmek, ardından önceliğe karar vermek ve sunumlarımızdaki görsel öğelerimizin önceliğini yönetmek. Bunu kontrast, boyut, yazı kalınlığı gibi fonksiyonlar ile gerçekleştirebiliriz. Böylece önceliği yöneterek izleyicilerin dikkatini doğru şekilde yönetmeyi sağlayabiliriz, bilinçli ve profesyonel bir görsel ve anlatım ortaya koyabiliriz.

Powerpoint Kullanarak Etkili Sunumlar Hazırlama

PowerPoint, günümüzde en çok kullanılan ve en geçerli sunum aracıdır. Canva, Prezi, Keynote gibi farklı araçlar olsa da dünyada hali hazırda 650 milyondan fazla PowerPoint kullanıcısı olduğu bilinmektedir. Ayrıca büyük firmalarda da çok sayıda Microsoft aracının kullanılması, diğer araçlar ile entegrasyon imkanları ve uyumluluk gibi sebepler ile PowerPoint gücünü ve geçerliliğini devam ettirmektedir.

PowerPoint, benim çocukluğumdan beri aşina olduğum bir araç. 1998 yılında kullanmaya başlamıştım. O dönemde kutular ve şekiller çizerek animasyonlar yapmaya ve eğlenmeye çalışıyordum. Böylece, PowerPoint'in inceliklerine, bilinen pratiklerine hakim oldum. Ayrıca bunun ötesinde kendi geliştirdiğim kullanım yöntemlerini de iş hayatına atılınca kullanmaya ve geliştirmeye devam ettim. Kimilerine göre basit ve kabiliyetsiz bir araç. Ancak iyi kullanılırsa sizi şaşırtabilir. Bir kaç örnek paylaşayım.

Kendi geliştirdiğim gölge tekniği;

3 boyutlu objeler kullanma;

PowerPoint ile etkili sunum tekniklerinde uzmanlaşmak için şu konulara odaklanmanızı ve uzmanlaşmanızı tavsiye ederim (Eğitimlerimde de benzer yol haritalarını işliyorum);

• Şekiller

  • Temel Şekilleri keşfedin

  • Şekilleri Yönetme, Düzenleme ve Birleştirme Özellikleri

  • İkon Yönetimi

  • Renk Özellikleri

    • Damlalık Kullanımı

    • Özel Renk Seçenekleri

  • Efekt Yönetimi

• Resimler

  • Doğru Resmi Bulma

  • Metaforlaştırma

  • Yüksek Kaliteli Resim Kaynakları

  • Basit Kırpma Özellikleri

  • İleri Düzey Kırpma Özellikleri

  • Katmanlar Oluşturabilme

  • Renk Manipülasyonları

  • Konsept & Tema Geliştirme

• Metinler

  • Doğru Font Kullanımı

  • Boyutları Yönetme

  • Kalınlık Ayarlamaları

  • Hizalama Fonksiyonları

  • Boşluk Yönetimi

  • Yazı Efektleri

  • Geçiş Efektleri

Bu özellikler odaklanarak PowerPoint kullanarak daha profesyonel sunumlar hazırlayabiliriz.

Sunumu Uzaktan (Online) Yapma

Pandemi ile birlikte işler ciddi anlamda değişti aslında. Uzaktan çalışma ile birlikte görselleştirme bence çok önemli bir hale geldi. Hatta dijitalleşme + uzaktan çalışma gündemini göz önünde bulundurursak görselleştirme konusundaki ihtiyacın hiç olmadığı kadar önem kazandığını düşünüyorum. Sebebi şu; dijitalleşme ile birlikte iş süreçlerinin yazılımlar ile dijitalleşmesi çok büyük karma değerleri beraberinde getirdi. İş ihtiyaçları dediğimiz konular çok soyut konular. Dijital bir çözüm tasarlamak ve bunu analiz etmek bir modelleme, yani görselleştirme konusu. Veya bir veriyi anlamlandırmaya ve bir iş kararına varmaya çalışıyoruz. Bu da veriyi analiz etmek, verinin içerisindeki bir deseni görmek ile ilgili bir durum. Bu noktada da veri görselleştirme karşımıza çıkıyor. Tüm bu tablonun üzerine uzaktan çalışmayı eklediğimiz zaman uzaktan çalışarak ekiplerin bunları gerçekleştirebilmesi, ancak ve ancak konuları dijital ortamda görselleştirilerek kişiler arası iletişimin ve koordinasyonun sağlanması ve bilgi seviyesinin hizalanmasını ile gerçekleşebileceğini düşünüyorum.

Online bir sunum yapmak da bunun güzel yollarından bir tanesi. Ekran paylaşarak veya doğrudan Canva, Prezi, Google Slides gibi araçlar üzerinden online sunumlar yapabilir, ilave araçlar ve teknikler ile etkileşimi ve katılımcıların konuya dahil olmalarını sağlayabiliriz. Benim eğitimlerimde uygulama en önem verdiğim konu. Bunu da online mecralarda yine dijital araçların yeteneklerini incelikle kullanarak başarabiliyorum.

Otomatik Sunum Hazırlama Araçları (Yapay Zeka ile Sunum Hazırlama)

Yapay Zeka ile otomatik olarak PowerPoint sunum hazırlamak mümkün. Bunun için kullanabileceğimiz araçlar var;

• Beautiful.ai

• simplified.com

• Slidebean

• Designs.ai

• Pitch

• Presentations.ai

• Gamma

• Kroma.ai

• Tome

• DeckRobot

Yapay Zeka ile Sunum hazırlama araçları hakkında daha detaylı bilgilere ulaşmak için "Yapay Zeka Destekli Sunum Araçları" yazıyı ziyaret edebilirsiniz. Bu araçlar ile sunum hazırlama süreci daha kolay hale gelebilir. Ancak benim tavsiye ettiğim yöntem biraz daha farklı. En azından 2024 yılı itibariyle. Çünkü hazır yöntemler ile sunum hazırlamanın başarısına henüz inanmıyorum. Sunumun hazırlama aşamalarında yapay zeka platformlarından faydalanmayı tavsiye ediyorum. Örneğin;

• Sunumun içeriğini planlarken

• Örnekler ve hikayeler bulurken

• Metaforlaştırma örnekleri bulmak için

• Veri fikirleri bulmak için

• Veri toplatmak için

• Spesifik bir görsel üretmek için

• Grafikler üretmek ve veri görselleştirmek için (Bunu yapabilen bir araç çıkmadı henüz. Ama çıkacaktır diye düşünüyorum ve heyecanla bekliyorum.)

Etkili Sunum Teknikleri & Etkili İletişim

Bir varmış, bir yokmuş. Evvel zaman içinde, kalbur saman içinde... diye cümleye başladığımda sadece bilinçlerimize değil, bir çok iletişim kanalını kullanmış ve farklı dinamiklerden güç almış oluyorum. Böylece muhatabımın vücut kimyasını etkiliyor, merak hissiyatını canlandırıyor, beklentiyi yükseltiyor, dinlemeye değer bir söze başladığımı anlamalarını ve sadece bana odaklanmasını sağlıyorum. Bu son derece teknik bir konu. Hikaye anlatıcılığı ve içerik geliştirme son dönemde öğrenmekte ve uygulamakta çok keyif aldığım, sonuçları itibariyle de bir o kadar da katma değer ürettiğim konular oldu. Bu da, etkili bir iletişim stratejisini, dolayısıyla etkili sunumların önemli bir ayağını teşkil ediyor.

Sunum Teknikleri ve PowerPoint Eğitimi

Şirketlerde bu yeteneklerin geliştirilmesi, kalabalık ekiplerin aynı bilgi düzeyinde hizalanması ve aynı amaca kilitlenmesi için önemli. Diğer taraftan uzaktan çalışma ortamında daha da elzem hale gelen görsel iletişim ve sunum teknikleri eğitimini bugüne kadar çok sayıda firmaya verdim. İnsanların memnuniyetinden ve gördüğüm faydalı çıktılardan dolayı her zaman çok keyif aldığım bir eğitim oldu. PowerPoint ile Etkili Sunum Teknikleri eğitimimi incelemek için tıklayın.