Belki başınıza gelmiştir; bir sunum hazırladınız ve sunum dosyanızı e-posta ile bir arkadaşınıza yolladınız. Daha doğrusu, siz öyle düşünüyorsunuz. Ancak mailiniz bir yerlerde takıldı ve sebebi de eklediğiniz sunum dosyasının büyük boyutu…

PowerPoint sunumlarının dosya boyutunu optimize etmek, sunumlarınızın daha hızlı açılmasını, çalışmasını ve daha erişilebilir ve kullanışlı sunum dosyalarına sahip olmanızı sağlar. Bu durum, hem bireysel kullanıcılar, hem de iş dünyası kullanıcıları için büyük avantajlar sunar. Dosya boyutlarını optimize etmek, sunumların verimliliğini artırır ve teknik sorunları en aza indirir. Dosya boyutunu doğru şekilde optimize etmek PowerPoint'in inceliklerini bilmeyi gerektirir. Yeri gelmişken bununla ilgili olarak "Sunum Teknikleri ve PowerPoint" eğitimimize bir bakın derim.

Büyük dosya boyutları, paylaşım, depolama ve performans sorunlarına yol açar. Paylaşım zorlukları, e-posta ve bulut depolama hizmetlerinde boyut sınırlamaları nedeniyle dosyaların gönderilmesini zorlaştırır. Depolama alanınız hızla tükenir ve bu da size ek maliyet olarak geri döner. Performans açısından ise büyük dosyalar, sunumların açılma ve yüklenme sürelerini uzatır, bu da gecikmelere ve takılmalara neden olarak sunumun akışını ve profesyonelliğini olumsuz etkileyebilir. Bu nedenlerle, PowerPoint dosya boyutlarını küçültmek, daha verimli ve kullanışlı sunumlar hazırlamanıza yardımcı olacaktır.

1. Görselleri Optimize Etme

PowerPoint ile Görsel Boyutlarını Optimize Etme

Görsellerin kalitesinden ödün vermeden boyutlardan tasarruf etmek mümkündür. Bunun için öncelikle PowerPoint'te bulunan "Resimleri Sıkıştır" (Compress Pictures) özelliğini kullanacağız. Bunun için;

Adım 1: Boyutunu optimize etmek istediğiniz resme tıklayarak seçin

Sunumunuzda sıkıştırmak istediğiniz görsele tıklayarak görseli seçin.

Adım 2: Resim araçları altında “Sıkıştırma” seçeneğine tıklayın.

Üst menüde “Biçim” (Format) sekmesine tıklayın. Bu sekme, bir resim seçtiğinizde otomatik olarak görüntülenecektir. “Biçim” sekmesinde, “Resimleri Sıkıştır” (Compress Pictures) seçeneğini bulun ve tıklayın.

Adım 3: Çözünürlük seçenekleri

Resimleri sıkıştır ekranında seçtiğiniz resim için uygun olan çözünürlük seçenekleri görüntülenecektir. Standart sunumlar için 150 ppi uygun bir tercih olabilir. Seçin ve “Tamam”a tıklayın.

Tebrikler, görselinizi optimize ettiniz. Sunumunuzu kaydedebilirsiniz. Böylece dosyanızın boyutu azalmış oldu.

Harici Araçlar ile Görsel Boyutlarını Optimize Etme

Görselleri PowerPoint’te yeniden boyutlandırmak yeterli olmadığında, çevrimdışı veya çevrimiçi araçlar kullanarak görselleri yeniden boyutlandırabilirsiniz. TinyPNG, JPEG-Optimizer ve ILoveIMG gibi araçlar, görselleri sıkıştırarak boyutlarını küçültmenize yardımcı olabilir. Bu araçları kullanarak görsellerinizi optimize ettikten sonra PowerPoint sunumunuza ekleyebilirsiniz.

 JPEG Boyut Küçültme

JPEG formatındaki görseller, özellikle yüksek çözünürlüklü olduklarında büyük boyutlara sahip olabilir. JPEG boyutunu küçültmek için görsel düzenleme yazılımları (Photoshop, GIMP vb.) kullanarak çözünürlüğü düşürebilirsiniz. Alternatif olarak, yukarıda bahsettiğimiz gibi PowerPoint içinde de görselin sıkıştırma ayarlarını kullanarak boyutunu küçültebilirsiniz Ayrıca online araçları kullanarakta JPEG boyut küçültülebilir.

2. Kullanılmayan Slaytları ve İçerikleri Kaldırma

Gereksiz İçerikleri Temizleme

1. Kullanılmayan Slaytları Silme

Sunumunuzu gözden geçirin ve gereksiz veya kullanılmayan slaytları tespit edin. Bu slaytlar, sunumun amacına hizmet etmeyen veya tekrar eden bilgiler içerebilir. Gereksiz slaytları silmek için:

Adım 1: Slaytları seçin.

Adım 2: Sağ tıklayın ve “Sil” (Delete) seçeneğine tıklayın.

2. Gereksiz Metin ve Şekilleri Kaldırma

Sunumunuzdaki gereksiz metin kutuları, şekiller ve grafikler, dosya boyutunu artırır ve sunumu karmaşık hale getirir. Bu tür içerikleri temizlemek için:

 Adım 1: Sunumunuzu gözden geçirin ve kullanılmayan veya gereksiz metin kutularını, şekilleri ve grafikleri bulun.

 Adım 2: Gereksiz içerikleri seçin.

 Adım 3: Silmek için “Delete” tuşuna basın veya sağ tıklayıp “Sil” (Delete) seçeneğini seçin.

3. Slayt Düzenini Basitleştirme

Slaytlarınızdaki içerikleri basitleştirin. Çok fazla bilgi veya karmaşık düzenler, izleyicinin dikkatini dağıtabilir ve sunumunuzu daha büyük hale getirebilir. Slayt düzenini basitleştirmek için:

 Adım 1: Her slaytta tek bir ana fikir veya nokta üzerinde odaklanın.

 Adım 2: Gereksiz süslemeleri, grafikler ve animasyonları kaldırın.

 Adım 3: Slaytların görsel düzenini sadeleştirin ve okunabilirliği artırın.

4. Kullanılmayan Medya Dosyalarını Temizleme

Sunumunuzda kullanılmayan veya gereksiz medya dosyaları (resimler, videolar, ses dosyaları) yer kaplar. Bu dosyaları temizlemek için:

 Adım 1: Medya dosyalarının yer aldığı slaytları inceleyin.

 Adım 2: Gereksiz medya dosyalarını seçin ve silin.

 Adım 3: Medya dosyalarının boyutunu küçültmek için sıkıştırma araçlarını kullanın.

5. Ana Slaytları (Master Slaytlar) ve Şablonları Düzenleme

Sunumunuzdaki master slaytlar ve şablonlar, dosya boyutunu etkileyebilir. Gereksiz öğeleri kaldırarak ve şablonları optimize ederek sunumunuzu hafifletin:

 Adım 1: “Görünüm” (View) sekmesinden “Slide Master” (Slayt Master) seçeneğine tıklayın.

 Adım 2: Kullanılmayan master slaytları ve düzenleri silin.

 Adım 3: Gereksiz grafik ve metinleri master slaytlardan kaldırın.

3. Grafik ve Şekillerin Basitleştirilmesi

PowerPoint sunumlarında grafik ve şekillerin basitleştirilmesi, dosya boyutunu küçültmenin ve sunumları daha anlaşılır hale getirmenin etkili bir yoludur. Karmaşık grafikler ve şekiller, dosya boyutunu artırarak performansı düşürebilir ve izleyicinin dikkatini dağıtabilir. İşte grafik ve şekillerin basitleştirilmesi için adımlar:

Adım 1: Karmaşık grafik ve şekillerin daha basit versiyonlarını kullanma

Karmaşık grafikler ve şekiller, genellikle fazla detay içerir ve dosya boyutunu artırır. Bu grafiklerin ve şekillerin daha basit versiyonlarını kullanmak, sunumunuzu daha hafif ve anlaşılır hale getirir.

Karmaşık Grafiklerin Basitleştirilmesi: 

• Karmaşık grafiklerde fazla veri ve detay içeren unsurları kaldırın.

• Gereksiz süslemelerden ve dekoratif öğelerden kaçının.

• Grafiklerde yalnızca en önemli bilgileri vurgulayın.

Örneğin, karmaşık bir pasta grafiği yerine, basit bir çubuk grafik kullanarak verileri daha anlaşılır hale getirebilirsiniz.

Adım 2: PowerPoint’in kendi grafik ve şekil araçlarını kullanarak yeniden oluşturma

PowerPoint, grafik ve şekil oluşturma konusunda çeşitli araçlar sunar. Bu araçları kullanarak grafik ve şekilleri yeniden oluşturmak, dış kaynaklı grafiklerden daha az yer kaplar ve sunumun performansını artırır.

PowerPoint Grafik Araçları:

• “Ekle” (Insert) sekmesinden “Grafik” (Chart) seçeneğini kullanarak çeşitli grafik türleri ekleyebilirsiniz.

• “Biçim” (Format) sekmesinden grafiklerin ve şekillerin stilini ve rengini kolayca değiştirebilirsiniz.

• PowerPoint Şekil Araçları:

• “Ekle” (Insert) sekmesinden “Şekiller” (Shapes) seçeneğini kullanarak çeşitli şekiller ekleyebilirsiniz.

• Şekilleri kolayca boyutlandırabilir, renklerini değiştirebilir ve hizalayabilirsiniz.

4. PowerPoint Dosyasında Çok Yer Kaplayan Öğeleri Bulma (Windows için Geçerlidir)

Adım 1: Dosya Uzantısını Değiştirin:

PowerPoint dosyanızın uzantısını .pptx’den .zip’e değiştirin. Örneğin, sunum.pptx dosyasını sunum.zip olarak yeniden adlandırın.

Adım 2: Zip Dosyasını Açın:

Zip dosyasını açmak için herhangi bir zip uygulamasını kullanın (örneğin, WinRAR, 7-Zip, WinZip).

Adım 3: İlgili Klasörü Bulun:

Zip dosyasının içinde ppt adlı bir klasör bulun. Bu klasörün içinde media adlı bir alt klasör bulunur.

Adım 4: Dosyaları Sıralayın:

Media klasöründeki dosyaları boyutlarına göre sıralayın. Bu klasördeki büyük boyutlu dosyalar, sunumunuzun dosya boyutunu artıran medya dosyalarıdır (genellikle resimler, videolar ve ses dosyaları).

Bu adımları izleyerek, PowerPoint dosyanızda çok yer kaplayan öğeleri kolayca tespit edebilir ve gerekli optimizasyonları yapabilirsiniz. Bu, sunumlarınızın dosya boyutunu küçültmenize ve performansını artırmanıza yardımcı olur.

5. Gömülü Medya Dosyalarını Azaltma

Gömülü Videoları ve Sesleri Yönetme

PowerPoint sunumlarının dosya boyutunu küçültmek, paylaşım ve performans sorunlarını azaltmak için önemlidir. Sunumlarda kullanılan büyük boyutlu video ve ses dosyaları, dosya boyutunu hızla artırabilir. Bu sorunu çözmek için gömülü medya dosyalarını yönetmenin iki etkili yolu vardır: büyük boyutlu medya dosyalarını harici bağlantılarla değiştirmek ve medya dosyalarını sıkıştırarak yeniden eklemek.

Adım 1: Büyük Boyutlu Video ve Ses Dosyalarını Harici Bağlantılarla Değiştirme

PowerPoint sunumlarında büyük boyutlu video ve ses dosyalarını doğrudan gömmek yerine, harici bağlantılar kullanarak bu dosyaları sunumunuza eklemek, dosya boyutunu önemli ölçüde azaltabilir.

Dosya Yükleme:

•İlk olarak, büyük boyutlu video ve ses dosyalarınızı bir bulut depolama hizmetine (örneğin, Google Drive, Dropbox) veya bir web sunucusuna yükleyin.

Bağlantı Ekleme:

• PowerPoint sunumunuzda, ilgili slayta gidin ve “Ekle” (Insert) sekmesine tıklayın.

• “Bağlantı” (Link) veya “Hiperlink” (Hyperlink) seçeneğini seçin.

• Yüklediğiniz video veya ses dosyasının URL’sini girin ve “Tamam”a tıklayın. Bu, dosyanın harici bir bağlantı olarak eklenmesini sağlar.

Adım 2: Gerekirse Medya Dosyaları Optimize Ederek Yeniden Ekleme

Eğer video ve ses dosyalarını gömmek zorundaysanız, bu dosyaları optimize ederek dosya boyutunu küçültebilirsiniz. Bu, sunumun performansını ve paylaşılabilirliğini artırır.

Medya Dosyalarını Sıkıştırma:

Bir video veya ses dosyasını sıkıştırmak için çevrimdışı veya çevrimiçi sıkıştırma araçları kullanabilirsiniz. HandBrake gibi yazılımlar, videoları sıkıştırmak için etkili bir seçenektir. Ses dosyaları için Audacity gibi araçlar kullanılabilir.

Medya dosyalarınızı uygun çözünürlük ve bit hızında sıkıştırabilirsiniz, böylece kalite korunurken dosya boyutu azaltmış olursunuz.

Sıkıştırılmış Dosyaları Yeniden Ekleme:

PowerPoint sunumunuzda, sıkıştırılmış medya dosyasını eklemek için “Ekle” (Insert) sekmesine gidin. “Video” (Video) veya “Ses” (Audio) seçeneklerinden sıkıştırılmış dosyanızı ekleyin.

PowerPoint'te kullandığınız medya ve içeriklerin kalitesi görünmesi profesyonel bir sunum için önemlidir ancak performans ve verimlilik konuları dikkate alındığında burada bir optimizasyon ihtiyacı öne çıkmaktadır. (Sunum sırasında 500 MB boyutunda bir powerpoint dosyasını açarken bilgisayarınızın kilitlenmesini istemezsiniz.) Bu amaçla kullanabileceğimiz yolları bu yazıda ele almış olduk. Konu ile ilgili olarak, ayrıca PowerPoint ile Sunum Hazırlama, Yapay Zeka ile Sunum Hazırlama ve Veri Görselleştirme eğitimlerimize de bakmayı unutmayın.